REGULAMIN XXXIX MIĘDZYNARODOWEGO KATOLICKIEGO
FESTIWALU FILMÓW I MULTIMEDIÓW
„NIEPOKALANA” 2025
1. Organizator. Czas i miejsce Festiwalu
1.1. Międzynarodowy Katolicki Festiwal Filmów i Multimediów „Niepokalana” 2025 zwany dalej Festiwalem jest wydarzeniem organizowanym corocznie od 1986 roku. Skrótem użytkowym Festiwalu jest MKFFiM „Niepokalana” 2025.
1.2. Mottem Festiwalu jest hasło: „Niepokalana - oto nasz ideał” św. Maksymiliana Marii Kolbego.
1.3. Oficjalną stroną Festiwalu jest witryna pod adresem: www.ksfniepokalana.pl.
1.4. Organizatorem Festiwalu jest Katolickie Stowarzyszenie Filmowe im. św. Maksymiliana Marii Kolbe, którego Zarząd powołuje: Komitet Organizacyjny Festiwalu oraz jego Przewodniczącego, a także Dyrektora Festiwalu.
1.5. Przewodniczący Komitetu Organizacyjnego Festiwalu pełni jednocześnie funkcję Rzecznika Prasowego Festiwalu.
1.6. Komitet Organizacyjny Festiwalu ma siedzibę w Warszawie: ul. Barska 2, 02-315 Warszawa, tj. w siedzibie Katolickiego Stowarzyszenia Filmowego im. św. Maksymiliana Marii Kolbe.
1.7. Komitet Organizacyjny Festiwalu powołuje:
- Komitet Honorowy,
- Komisję Selekcyjną,
- Jury Festiwalu.
1.8. Festiwal odbędzie się w dniach od 19 września 2025 do 21 września 2025 roku. Oficjalnie otwarcie XXXIX MKFFiM „Niepokalana” 2025 nastąpi 19 września 2025 r. o godz. 09:00 w Sali Środków Audiowizualnych Domu św. Józefa przy parafii Matki Bożej Częstochowskiej w Józefowie, 05-420, ul. Piotra Skargi nr 24.
1.9. Na program Festiwalu składają się:
1.9.1. Konkurs filmów i multimediów przeprowadzony w kategoriach, o których mowa w pkt. 5;
1.9.2. Projekcje filmowe filmów nominowanych;
1.9.3. Spotkania i wywiady z twórcami (w formule mieszanej: tradycyjnie i online na kanale YouTube:);
1.9.4. Uroczysta Gala Wręczenia Nagród;
1.9.5. Inne wydarzenia towarzyszące.
1.10. Projekcje (pkt 1.9.2.) oraz spotkania i wywiady z twórcami (pkt 1.9.3.) będą miały miejsce w dniach 19 września 2025 roku oraz 20 września 2025 roku w Sali Środków Audiowizualnych Domu św. Józefa przy parafii Matki Bożej Częstochowskiej w Józefowie, 05-420, ul. Piotra Skargi nr 24 (wjazd na parkingi od ulicy 3 Maja). Józefów leży 22 km od centrum Warszawy i ma doskonałe połączenie z PKP Warszawy Śródmieście dzięki Szybkiej Kolei Miejskiej.
1.11. Zwieńczeniem Festiwalu będzie Uroczysta Gala Wręczenia Nagród (pkt. 1.9.4.), która odbędzie się 21 września 2025 roku. Dokładne miejsce oraz godzina rozpoczęcia Uroczystej Gali zostaną podane w późniejszym terminie.
1.12. Utwory do poszczególnych kategorii konkursowych przyjmowane są w okresie od 3 marca 2025 roku do 30 kwietnia 2025 roku.
1.13. Utwory zgłoszone po upływie regulaminowego terminu nie zostaną dopuszczone do Konkursu, chyba że Organizator zdecyduje inaczej.
1.14. Organizator poinformuje Zgłaszającego Utwór do Konkursu o wyniku prac Jury do końca lipca 2025 r.
2. Cele i zadania Festiwalu
2.1. Do celów i zadań Festiwalu należą:
- coroczne podsumowanie polskiego i światowego dorobku w dziedzinie filmu i multimediów, inspirowanego wartościami chrześcijańskimi;
- wspieranie twórczości filmowej i multimedialnej pozostającej w zgodzie z katolicką nauką społeczną;
- poszerzanie wiedzy o formach mediów służących przekazywaniu Dobrej Nowiny;
- udzielanie pomocy w międzynarodowej dystrybucji i wymianie Utworów zawierających pozytywne wartości.
3. Patronat i sponsorzy
3.1. Festiwal objęty jest Osobistym Patronatem Biskupa Diecezji Warszawsko – Praskiej – biskupa Romualda Kamińskiego.
3.2. Sponsorami Festiwalu mogą być osoby fizyczne i prawne wspierające organizację Festiwalu w formie darowizn pieniężnych i materialnych oraz poprzez świadczenie nieodpłatnych usług na rzecz Festiwalu.
4. Uczestnictwo w Festiwalu
4.1. Uczestnictwo w Festiwalu jest dobrowolne i bezpłatne.
4.2. Zgłoszenie Utworu do Konkursu jest równoznaczne z przyjęciem zasad niniejszego Regulaminu.
4.3. Przystępując do Konkursu, Uczestnik oświadcza, że posiada prawa autorskie do Utworu, który zgłasza, bądź wyraźną zgodę osób posiadających takie prawa, a także że zgłoszenie Utworu do Konkursu nie narusza majątkowych i osobistych praw autorskich oraz dóbr osobistych osób trzecich.
4.4. Jeśli przy powstaniu Utworu użyto narzędzi SI należy to wyraźnie zaznaczyć w odpowiednim miejscu Formularza Zgłoszeniowego.
4.5. W przypadku uzasadnionego podejrzenia oszustwa, naruszenia cudzych praw autorskich lub innych praw osób trzecich, bądź innych naruszeń Regulaminu, Organizator może podjąć decyzję o zdyskwalifikowaniu zgłoszonego Utworu. Podejrzenie naruszeń należy zgłaszać na adres Organizatora. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne naruszenia praw osób trzecich, wynikające z nieuprawnionego zgłoszenia Utworu do udziału w Konkursie. W wypadku zaistnienia naruszenia wszelkie konsekwencje prawne i majątkowe, wynikające z ewentualnych roszczeń o naruszenie praw osób trzecich, ponosi Zgłaszający Utwór do Konkursu.
4.6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zgłoszenia do Konkursu, których nie otrzyma z powodów technicznych lub z powodu błędu Uczestnika (np. błędnie wpisany adres email, niezałączenie pliku na platformie).
4.7. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania, unieważnienia lub przesunięcia terminów Festiwalu w każdym czasie, a także prawo do zmiany Regulaminu. O wszelkich zmianach Regulaminu wszyscy Uczestnicy Festiwalu zostaną poinformowani na stronie internetowej Festiwalu: www.ksfniepokalana.pl. Jeżeli Uczestnik Festiwalu nie wyraża zgody na zmiany wprowadzone w Regulaminie, posiada prawo do wycofania zgłoszonego przez siebie Utworu do Konkursu w terminie 7 dni od dnia ogłoszenia zmian na stronie internetowej Festiwalu.
4.8. Z uwagi na niekomercyjny charakter Festiwalu, Uczestnik Festiwalu zgłaszający Utwór do Konkursu udostępnia go Organizatorowi Festiwalu nieodpłatnie. Organizator nie pokrywa kosztów opłat licencyjnych bądź innych powstałych po stronie Zgłaszającego w związku ze zgłoszeniem Utworu do Konkursu.
4.9. Określenia „Uczestnik Festiwalu” oraz „Zgłaszający Utwór do Konkursu” stanowią synonimy i mogą być stosowane w niniejszym regulaminie zamiennie.
5. Kategorie konkursowe
5.1. Filmy są oceniane w siedmiu kategoriach konkursowych:
- film fabularny;
- film dokumentalny klasyczny;
- film dokumentalny fabularyzowany;
- film edukacyjny;
- film amatorski;
- program telewizyjny/widowisko telewizyjne;
- teledysk.
5.2. Programy radiowe są oceniane w dwóch kategoriach konkursowych:
- słuchowisko radiowe;
- reportaż/audycja cykliczna.
5.3. Prace multimedialne są oceniane w trzech kategoriach konkursowych:
- aplikacja mobilna/program multimedialny;
- witryna internetowa;
- fotografia (cykl obejmujący od 3 do 5 fotografii, promujący wartości chrześcijańskie).
5.4. W miarę rozwoju konkursów w poszczególnych kategoriach Komitet Organizacyjny Festiwalu może wprowadzić nowe, bardziej szczegółowe podziały.
6. Zasady zgłoszenia filmów
6.1. Do Konkursu mogą być zgłaszane filmy zrealizowane w ostatnich pięciu latach kalendarzowych, włączając w to rok, w którym Festiwal się odbywa (tj. od dn. 01.01.2021 r. do dnia 30.04.2025 r.), a które dotychczas nie brały w nim udziału.
6.2. Zgłoszenie filmu do przeglądu, którego dokona Komisja Selekcyjna, odbywa się poprzez wypełnienie i przesłanie Formularza Zgłoszeniowego, o którym mowa w pkt 6.3. oraz przesłanie samego filmu drogą, o jakiej mowa w pkt. 6.5.
6.3. Każdy zgłoszony film powinien być opisany w Formularzu Zgłoszeniowym online, który znajduje się na stronie internetowej: www.ksfniepokalana.pl w zakładce „Festiwal 2025”. Wypełnienie tego Formularza jest obowiązkowe i rozpoczyna proces zgłoszenia filmu do Konkursu.
6.4. Aby Formularz był kompletny należy załączyć do niego podpisane oświadczenie potwierdzające posiadanie prawa do zgłoszenia Utworu na Festiwal. Plik zawierający treść oświadczenia znajduje się na stronie internetowej: www.ksfniepokalana.pl w zakładce „Festiwal 2025”. Oświadczenie to należy pobrać i podpisać podpisem elektronicznym bądź własnoręcznie. W przypadku oświadczenia podpisanego własnoręcznie do Formularza Zgłoszeniowego należy załączyć jego skan, a oryginał oświadczenia przesłać na adres siedziby Komitetu Organizacyjnego Festiwalu w terminie 21 dni od dnia przesłania Formularza Zgłoszeniowego. Przy obliczeniu terminu pod uwagę będzie brana data stempla pocztowego.
6.5. Przesłanie samego filmu do przeglądu selekcyjnego może nastąpić na dwa sposoby:
- poprzez zamieszczenie filmu jako plik na jednej z wybranych usług chmurowych np. Google Drive, FileMail, Dropbox itp., a następnie zamieszczenie linku do pliku w Formularzu Zgłoszeniowym;
- poprzez zamieszczenie filmu na jednym z serwisów wideo typu: YouTube, Vimeo itp., a następnie zamieszczenie linku do pliku w Formularzu Zgłoszeniowym,
przy czym w obu przypadkach należy zapewnić dostęp do filmu do 21 września 2025 r. W sytuacji pliku/linku chronionego hasłem, hasło to należy zamieścić w odpowiedniej rubryce Formularza Zgłoszeniowego.
6.6. Obok filmu wskazane jest również załączenie do Formularza Zgłoszeniowego materiałów promocyjnych np. plakat, fotosy itp., które Organizator będzie mógł zamieścić na stronie internetowej oraz w mediach społecznościowych Festiwalu.
6.7. Linki wymagające pobrania plików na etapie przeglądu selekcyjnego nie będą akceptowane z serwerów o czasowo ograniczonym dostępie do plików (np. WeTransfer, MyAirBridge).
6.8. Film, w przypadku jego zamieszczenia na jednej z wybranych usług chmurowych powinien zawierać format: .mp4, .mov lub .mpg.
6.9. Jeśli film zgłoszony do Konkursu jest w języku obcym, tj. innym niż polski, winien zawierać tłumaczenie na język polski lub język angielski w formie napisów. Uczestnik Festiwalu zgłaszający film w języku obcym powinien ponadto załączyć do zgłoszenia w formacie tekstowym spisaną oryginalną ścieżkę dialogową, która będzie zawierała podział na sekwencje oraz timecody, tzw. transkrypt, dzięki któremu Organizator sam we własnym zakresie postara się o stosowne tłumaczenie filmu na język polski.
6.10. Uczestnik Festiwalu, którego film w trakcie przeglądu selekcyjnego zostanie zaopiniowany pozytywnie do dalszego etapu Konkursu, a w stosunku do tego filmu nadesłano jedynie link do serwisu wideo, zostanie poproszony przez Organizatora do nadesłania jego kopii sporządzonej według wytycznych z pkt. 6.8. drogą elektroniczną bądź w inny uzgodniony z Uczestnikiem Festiwalu sposób.
7. Zasady zgłoszenia programów radiowych
7.1. Do Konkursu mogą być zgłaszane programy radiowe zrealizowane w ostatnich pięciu latach kalendarzowych, włączając w to rok, w którym Festiwal się odbywa (tj. od dn. 01.01.2021 r. do dnia 30.04.2025 r.), a które dotychczas nie brały w nim udziału.
7.2. Zgłoszenie programu radiowego do przeglądu, którego dokona Komisja Selekcyjna, odbywa się poprzez wypełnienie i przesłanie Formularza Zgłoszeniowego, o którym mowa w pkt 7.3. oraz przesłanie samego programu radiowego drogą, o jakiej mowa w pkt. 7.5.
7.3. Każdy zgłoszony program radiowy powinien być opisany w Formularzu Zgłoszeniowym online, który znajduje się na stronie internetowej: www.ksfniepokalana.pl w zakładce „Festiwal 2025”. Wypełnienie tego Formularza jest obowiązkowe i rozpoczyna proces zgłoszenia programu radiowego do Konkursu.
7.4. Aby Formularz był kompletny należy załączyć do niego podpisane oświadczenie potwierdzające posiadanie prawa do zgłoszenia Utworu na Festiwal. Plik zawierający treść oświadczenia znajduje się na stronie internetowej: www.ksfniepokalana.pl w zakładce „Festiwal 2025”. Oświadczenie to należy pobrać i podpisać podpisem elektronicznym bądź własnoręcznie. W przypadku oświadczenia podpisanego własnoręcznie do Formularza Zgłoszeniowego należy załączyć jego skan, a oryginał oświadczenia przesłać na adres siedziby Komitetu Organizacyjnego Festiwalu w terminie 14 dni od dnia przesłania Formularza Zgłoszeniowego. Przy obliczeniu terminu pod uwagę będzie brana data stempla pocztowego.
7.5. Przesłanie samego programu radiowego do przeglądu selekcyjnego może nastąpić na dwa sposoby:
- poprzez zamieszczenie programu radiowego jako plik na jednej z wybranych usług chmurowych np. Google Drive, FileMail, Dropbox itp., a następnie zamieszczenie linku do pliku w Formularzu Zgłoszeniowym;
- poprzez zamieszczenie programu radiowego na jednym z serwisów audio typu: Spotify, Apple Podcasts, Google Podcast, YouTube Podcast, SoundCloud itp., a następnie zamieszczenie linku do pliku w Formularzu Zgłoszeniowym,
przy czym w obu przypadkach należy zapewnić dostęp do programu do 21 września 2025 r. W sytuacji pliku/linku chronionego hasłem, hasło to należy zamieścić w odpowiedniej rubryce Formularza Zgłoszeniowego.
7.6. Linki wymagające pobrania plików na etapie przeglądu selekcyjnego nie będą akceptowane (np. WeTransfer, MyAirBridge).
7.7. Program radiowy, w przypadku jego zamieszczenia na jednej z wybranych usług chmurowych powinien zawierać format .mp3.
7.8. Jeśli program radiowy zgłoszony do Konkursu jest w języku obcym, tj. innym niż język polski, do Formularza Zgłoszeniowego oprócz linku do pliku z programem należy załączyć jego transkrypcję w języku polskim w formacie tekstowym np. doc, pdf, itp.
7.9. Uczestnik Festiwalu, którego program radiowy w trakcie przeglądu selekcyjnego zostanie zaopiniowany pozytywnie do dalszego etapu Festiwalu, a w stosunku do tego programu nadesłano jedynie link do serwisu audio, zostanie poproszony przez Organizatora do nadesłania jego kopii sporządzonej według wytycznych z pkt. 7.7. drogą elektroniczną bądź w inny uzgodniony z Uczestnikiem Festiwalu sposób.
8. Zasady zgłoszenia prac multimedialnych
8.1. Do Konkursu mogą być zgłaszane prace multimedialne zrealizowane w ostatnich pięciu latach kalendarzowych, włączając w to rok, w którym Festiwal się odbywa (tj. od dn. 01.01.2021 r. do dnia 30.04.2025 r.), a które dotychczas nie brały w nim udziału.
8.2. Zgłoszenie multimedium do przeglądu, którego dokona Komisja Selekcyjna, odbywa się poprzez wypełnienie i przesłanie Formularza Zgłoszeniowego, o którym mowa w pkt 8.3. oraz przesłanie samego multimedium drogą, o jakiej mowa w pkt. 8.5.
8.3. Każde zgłoszone multimedium powinno być opisane w Formularzu Zgłoszeniowym online, który znajduje się na stronie internetowej: www.ksfniepokalana.pl w zakładce „Festiwal 2025”. Wypełnienie tego Formularza jest obowiązkowe i rozpoczyna proces zgłoszenia multimedium do Konkursu.
8.4. Aby Formularz był kompletny należy załączyć do niego podpisane oświadczenie potwierdzające posiadanie prawa do zgłoszenia Utworu na Festiwal. Plik zawierający treść oświadczenia znajduje się na stronie internetowej: www.ksfniepokalana.pl w zakładce „Festiwal 2025”. Oświadczenie to należy pobrać i podpisać podpisem elektronicznym bądź własnoręcznie. W przypadku oświadczenia podpisanego własnoręcznie do Formularza Zgłoszeniowego należy załączyć jego skan, a oryginał oświadczenia przesłać na adres siedziby Komitetu Organizacyjnego Festiwalu w terminie 14 dni od dnia przesłania Formularza Zgłoszeniowego. Przy obliczeniu terminu pod uwagę będzie brana data stempla pocztowego.
8.5. Przesłanie samego multimedium do przeglądu selekcyjnego może nastąpić na dwa sposoby:
- poprzez przesłanie multimedium (aplikacja mobilna, program multimedialny, fotografia) poprzez jedną z wybranych usług chmurowych np. Google Drive, FileMail, Dropbox itp., a następnie zamieszczenie linku do tego multimedium w Formularzu Zgłoszeniowym;
- w przypadku multimedium, jaką jest witryna internetowa poprzez załączenie linku do niej w Formularzu Zgłoszeniowym,
przy czym w obu przypadkach należy zapewnić dostęp do multimedium do 21 września 2025 r. W sytuacji pliku/linku chronionego hasłem, hasło to należy zamieścić w odpowiedniej rubryce Formularza Zgłoszeniowego.
8.6. Linki wymagające pobrania plików na etapie przeglądu selekcyjnego nie będą akceptowane (np. WeTransfer, MyAirBridge).
8.7. W Konkursie mogą wziąć udział tylko opublikowane witryny internetowe.
9. Prace Komisji Selekcyjnej i Jury Festiwalu
9.1. Komisja Selekcyjna oraz Jury Festiwalu pracują w oparciu o Regulamin pracy Komisji Selekcyjnej i Jury Festiwalu ustalony przez Organizatora Festiwalu.
9.2. Komisja Selekcyjna dokonuje przeglądu wszystkich nadesłanych Utworów. Kwalifikuje filmy, programy radiowe i prace multimedialne do poszczególnych kategorii konkursowych i przedstawia je pod obrady Jury Festiwalu.
9.3. Decyzje Jury są ostateczne.
9.4. Wyniki prac Komisji Selekcyjnej i Jury Festiwalu zostaną opublikowane na stronie internetowej Festiwalu www.ksfniepokalana.pl i w Katalogu Festiwalowym.
10. Nagrody
10.1. Nagrody w poszczególnych kategoriach konkursowych przyznaje Jury Festiwalu w drodze głosowania.
10.2. Ustala się następujące nagrody:
- GRAND PRIX Festiwalu „Niepokalana” 2025 – przyznawana za film niezależnie od jego kategorii;
- Nagrody w kategorii „Film Fabularny”;
- Nagrody w kategorii „Film dokumentalny klasyczny”;
- Nagrody w kategorii „Film dokumentalny fabularyzowany”;
- Nagrody w kategorii „Film edukacyjny”;
- Nagrody w kategorii „Film amatorski”;
- Nagrody w kategorii „Program telewizyjny/widowisko telewizyjne”;
- Nagrody w kategorii „Teledysk”;
- Nagrody w kategorii „Słuchowisko radiowe”;
- Nagrody w kategorii „Reportaż/audycja cykliczna”;
- Nagrody w kategorii „Aplikacja mobilna/Program multimedialny”;
- Nagrody w kategorii „Witryna internetowa”;
- Nagrody w kategorii „Fotografia”.
10.3. Oprócz nagród Jury Festiwalu może przyznać wyróżnienia.
10.4. Nagrodą GRAND PRIX Festiwalu „Niepokalana” 2025 jest statuetka GRAND PRIX św. Maksymiliana Marii Kolbego.
10.5. Pierwszą Nagrodą w poszczególnych kategoriach jest statuetka św. Maksymiliana Marii Kolbego.
10.6. Drugie i Trzecie Nagrody w poszczególnych kategoriach oraz Wyróżnienia Festiwalu (jeśli zostaną przyznane) mają z reguły charakter honorowy (dyplomy).
10.7. Nagrody rzeczowe i pieniężne mogą być przyznawane w przypadku ich ufundowania przez sponsorów. W przypadku przyznania nagród rzeczowych lub pieniężnych Laureat zobowiązuje się ponieść koszty podatku od wygranej, zgodnie z powszechnie obowiązującym prawem. Nagrody nie podlegają wymianie na jakikolwiek ekwiwalent.
10.8. W sytuacji współautorstwa Utworu należna nagroda zostanie autorom przyznana łącznie.
10.9. Uczestnik Festiwalu będący laureatem (dot. filmowych kategorii konkursowych) zobowiązany jest do uczestnictwa w projekcji zgłoszonego przez siebie Utworu nominowanego do nagrody podczas Finału Festiwalu oraz do uczestnictwa w spotkaniach z publicznością i wywiadach związanych z tą projekcją. Szczegóły tego uczestnictwa zostaną uprzednio indywidualnie uzgodnione z Organizatorem Festiwalu.
10.10. W przypadku, gdy Uczestnik Festiwalu będący laureatem nie może stawić się na Uroczystej Gali Wręczenia Nagród i odebrać nagrody, może do tej czynności delegować inną osobę, będącą jego przedstawicielem. Przedstawiciel winien przy odbiorze nagrody wykazać się właściwym upoważnieniem do odbioru nagrody, którego to wzór znajduje się na stronie internetowej Festiwalu: www.ksfniepokalana.pl w zakładce „Festiwal 2025”. Upoważnienie, aby odniosło właściwy skutek, musi być przez Uczestnika Festiwalu podpisane własnoręcznie bądź podpisem elektronicznym.
10.11. Informacje o wszystkich Utworach odpowiadających warunkom Festiwalu, a także informacje o Partnerach i Sponsorach są zamieszczane w Katalogu Festiwalowym oraz na stronie internetowej Festiwalu: www.ksfniepokalana.pl.
11. Zgoda na wykorzystanie Utworu zgłoszonego do Konkursu
11.1. Zgłaszający Utwór do Konkursu wyraża zgodę na:
11.1.1. Pobranie Utworu z usługi chmurowej na nośniki pamięci (dyski, pendrive itp.), a w razie potrzeby na jego zwielokrotnianie – dla celów przeprowadzenia Festiwalu;
11.1.2. Nieodpłatną emisję Utworu w ramach niekomercyjnych projekcji filmowych filmów nominowanych w trakcie trwania Finału Festiwalu, o których mowa w pkt. 1.9.2. i 1.10.;
11.1.3. Nieodpłatną emisję Utworu w ramach niekomercyjnych przeglądów filmowych filmów nagrodzonych, których organizatorem bądź współorganizatorem jest Organizator Festiwalu – dla celów promocyjnych Festiwalu oraz wypełnienia jego zadań, o których mowa w pkt. 2.1. oraz edukacyjnych;
11.1.4. Nieodpłatne wykorzystanie dostarczonych materiałów promocyjnych do publikacji związanych z XXXIX MKFFiM „Niepokalana” 2025, w tym do: publikacji w Katalogu Festiwalowym, umieszczenia ich na stronie internetowej Festiwalu oraz w mediach społecznościowych Festiwalu;
11.1.5. Nieodpłatne wykorzystanie wybranych fragmentów Utworu w transmisjach telewizyjnych, na stronie internetowej Festiwalu, w mediach społecznościowych Festiwalu oraz na jego kanale YouTube dla celów promocyjnych Festiwalu;
11.1.6. Nieodpłatne wykorzystanie materiałów, o których mowa w pkt. 11.1.1. – 11.1.5., na potrzeby stron internetowych oraz mediów społecznościowych i kanału YouTube kolejnych edycji Festiwalu oraz przechowywanie ich w Archiwum Festiwalowym.
12. Ochrona danych osobowych
12.1. Zgłaszający Utwór do Konkursu wyraża zgodę na przetwarzanie przez Organizatora swoich danych osobowych dla celów Festiwalu – zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
12.2. Zgoda ta obejmuje dane osobowe osób wskazanych w Formularzu Zgłoszeniowym, a w szczególności twórców filmu, aktorów, producentów, montażystów, muzyków.
12.3. Zgoda obejmuje następujące dane osobowe:
- imię i nazwisko,
- adres poczty elektronicznej,
- numer telefonu,
- adres.
12.4. Organizator przetwarza wskazane powyżej dane osobowe w celu organizacji, promocji i przeprowadzenia Festiwalu, publikacji informacji o laureatach Festiwalu na stronie internetowej Festiwalu i w jego mediach społecznościowych oraz w mediach w związku z promocją Festiwalu, a także w celach archiwizacyjnych i innych usprawiedliwionych działalnością Organizatora. Podanie danych osobowych i wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest niezbędne do wzięcia udziału w Festiwalu i realizacji praw Uczestnika wynikających z niniejszego Regulaminu. Dane osobowe laureatów Festiwalu oraz ich przedstawicieli odbierających w ich imieniu nagrody mogą być przekazane fundatorom/sponsorom tych nagród w celu dopełnienia wymogów formalnych związanych z otrzymaniem nagród.
12.5. Organizator upoważniony jest dokonać powierzenia przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia Festiwalu innym podmiotom, z którymi Organizator współpracuje w zakresie organizacji Festiwalu.
12.6. Uczestnik ma prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo do ich: sprostowania (poprawiania – jeśli są błędne lub nieaktualne), a także prawo do ich usunięcia, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie ma związku z celami i zadaniami Festiwalu lub z treścią pkt 10.4 niniejszego Regulaminu, ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa).
12.7. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres trwania Festiwalu oraz przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z niniejszego Regulaminu.
13. Postanowienia końcowe
13.1. W sprawach dotyczących Festiwalu, a nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie, obowiązują powszechnie obowiązujące przepisy prawa.
13.2. W sprawach spornych decyzję podejmuje Organizator Festiwalu.
13.3. Wszelkich dodatkowych informacji udziela Komitet Organizacyjny Festiwalu pod adresem e-mail: festiwalniepokalana@gmail.com.
Zarząd Katolickiego Stowarzyszenia Filmowego im. św. Maksymiliana Marii Kolbe
Komitet Organizacyjny XXXIX Międzynarodowego Katolickiego Festiwalu Filmów i Multimediów „Niepokalana” 2025
---
REGULATIONS XXXIX INTERNATIONAL CATHOLIC
FILM AND MULTIMEDIA FESTIVAL
"NIEPOKALANA" 2025
1. Organizer, Time, and Venue of the Festival
1.1. The International Catholic Film and Multimedia Festival "Niepokalana" 2025, hereinafter referred to as the Festival, has been held annually since 1986. The official abbreviation of the Festival is ICFMF "Niepokalana" 2025.
1.2. The Festival's motto is: "Immaculate - this is our ideal" – St. Maximilian Maria Kolbe.
1.3. The official Festival website is: www.ksfniepokalana.pl.
1.4. The Festival is organized by the Catholic Film Association named after St. Maximilian Maria Kolbe, whose Board appoints the Festival Organizing Committee and its Chairperson, as well as the Festival Director.
1.5. The Chairperson of the Festival Organizing Committee also serves as the Festival Press Spokesperson.
1.6. The Festival Organizing Committee is based in Warsaw at: Barska 2, 02-315 Warsaw, which is also the seat of the Catholic Film Association named after St. Maximilian Maria Kolbe.
1.7. The Festival Organizing Committee appoints:
- The Honorary Committee,
- The Selection Committee,
- The Festival Jury.
1.8. The Festival will take place from September 19, 2025, to September 21, 2025. The official opening of the XXXIX ICFMF "Niepokalana" 2025 will take place on September 19, 2025, at 09:00 in the Audiovisual Media Hall of St. Joseph’s House at the Parish of Our Lady of Częstochowa in Józefów, 05-420, Piotra Skargi Street No. 24.
1.9. The Festival program includes:
1.9.1. A film and multimedia competition conducted in the categories specified in section 5;
1.9.2. Screenings of nominated films;
1.9.3. Meetings and interviews with creators (in a hybrid format: traditional and online on the YouTube channel);
1.9.4. The Grand Award Ceremony;
1.9.5. Other accompanying events.
1.10. The screenings (section 1.9.2.) and meetings and interviews with creators (section 1.9.3.) will take place on September 19, 2025, and September 20, 2025, in the Audiovisual Media Hall of St. Joseph’s House at the Parish of Our Lady of Częstochowa in Józefów, 05-420, Piotra Skargi Street No. 24 (parking entrance from 3 Maja Street). Józefów is located 22 km from the center of Warsaw and has excellent connections to PKP Warszawa Śródmieście via the Fast Urban Railway (SKM).
1.11. The Festival will conclude with the Grand Award Ceremony (section 1.9.4.), which will take place on September 21, 2025. The exact location and time of the Grand Award Ceremony will be announced at a later date.
1.12. Submissions for the competition categories will be accepted from March 3, 2025, to April 30, 2025.
1.13. Submissions received after the deadline will not be accepted for the Competition unless the Organizer decides otherwise.
1.14. The Organizer will inform the submitter of the work about the Jury's decision by the end of July 2025.
2. Objectives and Tasks of the Festival
2.1. The objectives and tasks of the Festival include:
- An annual summary of Polish and global achievements in the field of film and multimedia inspired by Christian values;
- Supporting film and multimedia creativity in accordance with Catholic social teaching;
- Expanding knowledge about media formats that serve to convey the Good News;
- Assisting in the international distribution and exchange of works that promote positive values.
3. Patronage and Sponsors
3.1. The Festival is under the Personal Patronage of the Bishop of the Warsaw-Praga Diocese – Bishop Romuald Kamiński.
3.2. Festival sponsors may include individuals and legal entities supporting the organization of the Festival through financial and material donations and by providing free services for the Festival.
4. Participation in the Festival
4.1. Participation in the Festival is voluntary and free of charge.
4.2. Submission of a work to the Competition constitutes acceptance of the terms of these Regulations.
4.3. By entering the Competition, the Participant declares that they own the copyrights to the submitted work or have explicit permission from the rights holders. Furthermore, the submission must not infringe the property and personal copyrights or the personal rights of third parties.
4.4. If artificial intelligence tools were used in the creation of the work, this must be explicitly indicated in the appropriate section of the Submission Form.
4.5. In the event of justified suspicion of fraud, infringement of others' copyrights or other third-party rights, or any other violations of the Regulations, the Organizer may decide to disqualify the submitted work. Any suspected violations should be reported to the Organizer. The Organizer is not responsible for any third-party rights violations resulting from unauthorized submission of a work to the Competition. If a violation occurs, all legal and financial consequences arising from potential claims for infringement of third-party rights will be borne by the person submitting the work.
4.6. The Organizer is not responsible for Competition submissions that are not received due to technical reasons or due to Participant errors (e.g., incorrectly entered email address, failure to attach a file on the platform).
4.7. The Organizer reserves the right to cancel, invalidate, or reschedule the Festival at any time, as well as the right to amend the Regulations. Any changes to the Regulations will be announced on the Festival website: www.ksfniepokalana.pl. If a Festival Participant does not agree with the introduced changes, they have the right to withdraw their submitted work from the Competition within 7 days from the date of the announcement of changes on the Festival website.
4.8. Due to the non-commercial nature of the Festival, a Festival Participant submitting a work to the Competition makes it available to the Organizer free of charge. The Organizer does not cover the costs of licensing fees or any other expenses incurred by the Submitter in connection with submitting the work to the Competition.
4.9. The terms "Festival Participant" and "Submitter of a Work to the Competition" are synonymous and may be used interchangeably in these Regulations.
5. Competition Categories
5.1. Films are judged in seven competition categories:
- Feature Film;
- Classic Documentary Film;
- Docu-fiction Film;
- Educational Film;
- Amateur Film;
- Television Program/Show;
- Music Video.
5.2. Radio programs are judged in two competition categories:
- Radio Drama;
- Reportage/Series.
5.3. Multimedia works are judged in three competition categories:
- Mobile Application/Multimedia Program;
- Website;
- Photography (a series of 3 to 5 photographs promoting Christian values).
5.4. As the competition evolves, the Festival Organizing Committee may introduce new, more detailed category divisions.
6. Submission Rules for Films
6.1. Films produced within the last five calendar years (from January 1, 2021, to April 30, 2025) and not previously submitted to the Festival may be entered into the Competition.
6.2. Submission for the Selection Committee’s review is carried out by completing and submitting the Submission Form (referred to in section 6.3.) and submitting the film itself via the method specified in section 6.5.
6.3. Each submitted film must be described in the online Submission Form available at www.ksfniepokalana.pl in the "Festival 2025" section. Completing this form is mandatory and initiates the process of submitting the film to the Competition.
6.4. To complete the Submission Form, a signed declaration confirming the right to submit the work to the Festival must be attached. The declaration form is available on the Festival website in the "Festival 2025" section. This declaration must be signed either electronically or by hand. In the case of a handwritten signature, a scanned copy must be attached to the Submission Form, and the original document must be sent to the Organizing Committee's headquarters within 21 days from the submission date. The postmark date will be considered as proof of submission.
6.5. The film may be submitted for the Selection Committee’s review in one of two ways:
- By uploading the film as a file to a selected cloud service (e.g., Google Drive, FileMail, Dropbox, etc.) and providing the link in the Submission Form;
- By uploading the film to a video platform (e.g., YouTube, Vimeo, etc.) and providing the link in the Submission Form.
In both cases, access to the film must be ensured until September 21, 2025. If a link is password-protected, the password must be included in the appropriate section of the Submission Form.
6.6. It is recommended that promotional materials (e.g., posters, photos, etc.) be attached to the Submission Form so that the Organizer may post them on the Festival’s website and social media.
6.7. Links requiring file downloads from servers with time-limited access (e.g., WeTransfer, MyAirBridge) will not be accepted.
6.8. If submitted via a cloud service, the film must be in one of the following formats: .mp4, .mov, or .mpg.
6.9. If a film submitted to the Competition is in a foreign language (i.e., other than Polish), it must include Polish or English subtitles. Additionally, the Festival Participant must attach a transcript of the original dialogue in text format, including sequences and timecodes, so the Organizer can arrange for an appropriate translation into Polish.
6.10. If a film is positively reviewed during the selection process and was submitted only via a video platform link, the Organizer will ask the Festival Participant to provide a file copy in accordance with section 6.8. via electronic means or another mutually agreed method.
7. Submission Rules for Radio Programs
7.1. Radio programs produced within the last five calendar years (from January 1, 2021, to April 30, 2025) and not previously submitted to the Festival may be entered into the Competition.
7.2. Submission for the Selection Committee’s review is carried out by completing and submitting the Submission Form (referred to in section 7.3.) and submitting the radio program itself via the method specified in section 7.5.
7.3. Each submitted radio program must be described in the online Submission Form available at www.ksfniepokalana.pl in the "Festival 2025" section. Completing this form is mandatory and initiates the process of submitting the radio program to the Competition.
7.4. To complete the Submission Form, a signed declaration confirming the right to submit the work to the Festival must be attached. The declaration form is available on the Festival website in the "Festival 2025" section. This declaration must be signed either electronically or by hand. In the case of a handwritten signature, a scanned copy must be attached to the Submission Form, and the original document must be sent to the Organizing Committee's headquarters within 14 days from the submission date. The postmark date will be considered as proof of submission.
7.5. The radio program may be submitted for the Selection Committee’s review in one of two ways:
- By uploading the radio program as a file to a selected cloud service (e.g., Google Drive, FileMail, Dropbox, etc.) and providing the link in the Submission Form;
- By uploading the radio program to an audio platform (e.g., Spotify, Apple Podcasts, Google Podcasts, YouTube Podcast, SoundCloud, etc.) and providing the link in the Submission Form.
In both cases, access to the radio program must be ensured until September 21, 2025. If a link is password-protected, the password must be included in the appropriate section of the Submission Form.
7.6. Links requiring file downloads from servers with time-limited access (e.g., WeTransfer, MyAirBridge) will not be accepted.
7.7. If submitted via a cloud service, the radio program must be in .mp3 format.
7.8. If a radio program submitted to the Competition is in a foreign language (i.e., other than Polish), a transcription in Polish in text format (e.g., .doc, .pdf) must be attached to the Submission Form.
7.9. If a radio program is positively reviewed during the selection process and was submitted only via an audio platform link, the Organizer will ask the Festival Participant to provide a file copy in accordance with section 7.7. via electronic means or another mutually agreed method.
8. Submission Rules for Multimedia Works
8.1. Multimedia works produced within the last five calendar years (from January 1, 2021, to April 30, 2025) and not previously submitted to the Festival may be entered into the Competition.
8.2. Submission for the Selection Committee’s review is carried out by completing and submitting the Submission Form (referred to in section 8.3.) and submitting the multimedia work itself via the method specified in section 8.5.
8.3. Each submitted multimedia work must be described in the online Submission Form available at www.ksfniepokalana.pl in the "Festival 2025" section. Completing this form is mandatory and initiates the process of submitting the multimedia work to the Competition.
8.4. To complete the Submission Form, a signed declaration confirming the right to submit the work to the Festival must be attached. The declaration form is available on the Festival website in the "Festival 2025" section. This declaration must be signed either electronically or by hand. In the case of a handwritten signature, a scanned copy must be attached to the Submission Form, and the original document must be sent to the Organizing Committee's headquarters within 14 days from the submission date. The postmark date will be considered as proof of submission.
8.5. The multimedia work may be submitted for the Selection Committee’s review in one of two ways:
- By uploading the multimedia work (mobile application, multimedia program, or photography) to a selected cloud service (e.g., Google Drive, FileMail, Dropbox, etc.) and providing the link in the Submission Form;
- In the case of a multimedia work that is a website, by providing the link to the website in the Submission Form.
In both cases, access to the multimedia work must be ensured until September 21, 2025. If a link is password-protected, the password must be included in the appropriate section of the Submission Form.
8.6. Links requiring file downloads from servers with time-limited access (e.g., WeTransfer, MyAirBridge) will not be accepted.
8.7. Only published websites are eligible to participate in the Competition.
9. Work of the Selection Committee and Festival Jury
9.1. The Selection Committee and Festival Jury operate based on the Regulations of the Selection Committee and Festival Jury, established by the Festival Organizer.
9.2. The Selection Committee reviews all submitted works, qualifies films, radio programs, and multimedia works into respective competition categories, and presents them for evaluation by the Festival Jury.
9.3. The Jury's decisions are final.
9.4. The results of the Selection Committee and Festival Jury’s evaluations will be published on the Festival website www.ksfniepokalana.pl and in the Festival Catalog.
10. Awards
10.1. Awards in individual competition categories are granted by the Festival Jury through voting.
10.2. The following awards are established:
- GRAND PRIX of the "Immaculate" 2025 Festival – awarded for the best film regardless of category;
- Awards in the Feature Film category;
- Awards in the Classic Documentary Film category;
- Awards in the Docu-fiction Film category;
- Awards in the Educational Film category;
- Awards in the Amateur Film category;
- Awards in the Television Program/Show category;
- Awards in the Music Video category;
- Awards in the Radio Drama category;
- Awards in the Reportage/Series category;
- Awards in the Mobile Application/Multimedia Program category;
- Awards in the Website category;
- Awards in the Photography category.
10.3. In addition to the awards, the Festival Jury may grant honorable mentions.
10.4. The GRAND PRIX of the "Niepokalana" 2025 Festival is the GRAND PRIX Statuette of St. Maximilian Maria Kolbe.
10.5. The First Prize in each competition category is the Statuette of St. Maximilian Maria Kolbe.
10.6. Second and Third Prizes in each competition category, as well as Honorable Mentions (if awarded), are generally honorary (diplomas).
10.7. Material and monetary prizes may be awarded if sponsored. In the case of material or monetary prizes, the winner is responsible for covering any applicable taxes on winnings, in accordance with applicable law. Prizes are non-exchangeable for any other equivalent.
10.8. In the case of co-authored works, the prize will be awarded jointly to all authors.
10.9. A Festival Participant who is a laureate (in film competition categories) is required to attend the screening of their nominated work during the Festival Final and participate in public meetings and interviews related to the screening. The details of this participation will be individually agreed upon with the Festival Organizer.
10.10. If a Festival Participant who is a laureate cannot attend the Grand Award Ceremony to collect the prize, they may delegate another person to do so on their behalf. The representative must present a proper authorization to collect the prize, the template of which is available on the Festival website: www.ksfniepokalana.pl in the "Festival 2025" section. To be valid, the authorization must be signed either manually or electronically by the Festival Participant.
10.11. Information about all works that meet the Festival’s requirements, as well as details about Partners and Sponsors, will be published in the Festival Catalog and on the Festival website: www.ksfniepokalana.pl.
11. Consent for Use of the Submitted Work in the Competition
11.1. By submitting a work to the Competition, the Submitter agrees to:
11.1.1. The Organizer downloading the work from a cloud service onto storage devices (e.g., hard drives, USB drives) and, if necessary, duplicating it for the purposes of the Festival.
11.1.2. The non-commercial screening of the submitted work as part of the screenings of nominated films during the Festival Final, as mentioned in sections 1.9.2. and 1.10.
11.1.3. The non-commercial screening of the submitted work as part of the screenings of awarded films, organized or co-organized by the Festival Organizer, for promotional purposes of the Festival, to fulfill its mission mentioned in section 2.1., and for educational purposes.
11.1.4. The free use of provided promotional materials for publications related to the XXXIX ICFMF "Niepokalana" 2025, including: Publishing them in the Festival Catalog, posting them on the Festival website, using them in Festival social media.
11.1.5. The free use of selected excerpts from the submitted work in television broadcasts, on the Festival’s website, in Festival social media, and on its YouTube channel for the promotion of the Festival.
11.1.6. The free use of materials listed in sections 11.1.1. – 11.1.5. for use in the websites, social media, and YouTube channel of future editions of the Festival and their storage in the Festival Archive.
12. Personal Data Protection
12.1. By submitting a work to the Competition, the Submitter agrees to the processing of their personal data by the Organizer for Festival purposes, in accordance with: The Personal Data Protection Act of May 10, 2018 (Dz. U. of 2018, item 1000); The General Data Protection Regulation (GDPR) of the European Parliament and Council (EU) 2016/679 of April 27, 2016.
12.2. This consent applies to personal data of individuals listed in the Submission Form, including but not limited to: Film creators, Actors, Producers, Editors, Musicians.
12.3. The consent applies to the following personal data:
- Full name;
- Email address;
- Phone number;
- Address.
12.4. The Organizer processes the above-mentioned personal data to: Organize, promote, and conduct the Festival; Publish information about Festival winners on the Festival website and in its social media; Publish information in media outlets as part of the Festival’s promotion; Archive data for justified organizational purposes. Providing personal data and consenting to its processing is necessary for participation in the Festival and for exercising the Participant’s rights under these Regulations.
12.5. The Organizer is authorized to delegate data processing to third parties only to the extent necessary to conduct the Festival.
12.6. A Participant has the right to: Access their personal data; Correct or update their data if incorrect or outdated; Request data deletion, if processing is no longer related to Festival goals or the provisions of section 10.4; Restrict or object to processing; File a complaint with the President of the Personal Data Protection Office (UODO) at ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, Poland.
12.7. Personal data will be processed for the duration of the Festival and for the period necessary to address any legal claims arising from these Regulations.
13. Final Provisions
13.1. In matters related to the Festival that are not regulated by these Regulations, the applicable laws shall apply.
13.2. In case of disputes, the decision of the Festival Organizer is final.
13.3. Additional information is provided by the Festival Organizing Committee at festiwalniepokalana@gmail.com
Catholic Film Association named after St. Maximilian Maria Kolbe
Organizing Committee of the XXXIX International Catholic Film and Multimedia Festival "Niepokalana" 2025